根据《中华人民共和国档案法》、国务院《科学技术档案工作条例》、《国家教委、国家档案局关于加强高等学校档案工作的几点意见》（教办字〔87〕16号）、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规和规章以及《湖南农业大学档案工作管理办法》（湘农大〔2012〕13号），为提高我校科学研究类档案（以下简称科研档案）的质量和科学管理水平，充分发挥科研档案在学校建设中的作用，结合我校实际，制定本规范。
一、总则
（一）科研档案指由我校承担的科学研究及其管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、计算机软件、声像等各种形式载体的原始记录及相关材料。
（二）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。
二、归档范围
（一）材料要求
1．归档材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2．归档材料必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证其完整性、准确性和系统性。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，保留不同学科、专业的科技文件材料的不同特点和成套性。
3．几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一套完整档案；协作单位保存自己承担任务中形成的科技文件材料，并将有关的复制件送主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科技文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档案号及案卷目录提供给主持单位。
4．与国(境)外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科技文件材料的归档办法。
（二）主要内容和重点
1.科学研究
归档内容：课题申报书，课题研究计划批准书、任务书、合同、协议书，课题年度进展报告、计划调整或撤销报告，课题验收(或结题)报告(总结)；经费决算，研究过程中形成的有价值的各种考察、调查、实验、试制或试验的原始记录、原始数据、验收材料、图片、照片、音像及文字说明材料等。
2.科技成果
归档内容：科学技术研究报告、产品研制报告、技术总结材料、科学研究查新报告、论文和专著等；科技成果验收、鉴定(含通讯评审)会议所产生的文件材料、鉴定证书；取得经济效益的证明材料、成果引用材料；科技成果登记证书；科技成果奖励与审批材料；科技成果获奖材料(奖章、奖证、证书、品种审定证书)的原始件。
3.科技推广
归档内容：技术转让合同；推广应用方案；生产定型的鉴定材料；推广应用情况报告；国内外学者、用户的反馈意见；科技成果的宣传报道材料；科技成果样品、标本等实物目录。
4.科技综合管理
归档内容：科技行政管理文件、科技计划、科技成果、科技经费管理文件、申报科学基金及有关批复、学校其它重大科技活动文件(如历届校、院(系)学术委员会名单)、学校重要科技会议、活动记录及纪要等。
5.科学技术协会
归档内容：本校年度学术交流工作年度计划、协会工作总结、统计报表等；参加校外各种学会、协会、研究会及任职名单；协会工作所产生的文件。
6.不归档的文件材料
（1）上级有关科技普发的(非专指高校)、不办的文件。
（2）上级有关科技活动的未生效的合同、协议书。
（3）未按科技管理程序列入计划、未经鉴定自由研究项目。
（4）重份文件。
（5）无查考利用价值的事务性、临时性文件。
（6）非隶属单位抄送的不办、亦无参考价值的文件。
（7）校内其它单位发来的文件。
（8）与校外单位交换的材料。
三、归档要求
（一）归档要求
1．属归档的文件材料，原则上须是原件，完整齐全。
2. 按其自然发展过程，保持其内在联系。
3. 系统整理组装成卷，并注明保存期限和密级。
4．成果鉴定、报奖时须经档案馆验收后才能实施。
5．属归档的科技材料，必须字迹工整、格式统一、图样清晰、鉴定完备。
（二）科研管理类文件材料在次年4月底前归档，科技成果、研究课题在鉴定验收或结题后2个月内归档。
（三）科技档案立卷后，经课题组负责人审查后由科技处把关，科技处审查后向档案馆移交。
四、档案管理
（一）按照科技档案管理的规定，对接收的科技档案进行分类和编目，并严格实行标准化、规范化管理。
（二）由课题组、科技管理部门和档案馆形成三结合小组，根据科技档案的科学价值，以及对学校建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值的鉴定。鉴定包括对研究课题档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限。
l．对研究课题档案进行整体鉴定，以整套研究档案为单元，按课题的任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益以及历史价值，划分重大、重要、一般三级；
属于重大级研究课题档案主要是指：国家、部、委、省下达的重点项目和重要的国际合作项目的档案；获得国家级和部、省级二等奖(含二等奖)以上的成果档案；通过对自然现象的系统观测、调查和考察积累下来的重要基础档案材料。
属于重要级研究课题档案主要有：国家和各部门下达的较重要的研究项目，以及一般国际合作项目的档案；获得省、部、委三等奖 (含三等奖) 以下成果奖的档案；属国家级、部、省级重大研究项目，因故中断研究，但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案。
属一般级研究课题的档案主要是除上述两类以外的一般性研究项目的科技档案。
2．确定具体案卷的保管期限，以每个案卷为单元，根据附件结合不同学科、不同类型科技工作的特点，确定卷内文件的保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为30年、10年两类。
（三）档案馆负责集中保管全校科技档案，并对划有密级的科技档案指派专人重点管理，对绝密级科技档案严加保管，确保科技档案的安全。
（四）档案的补充与修改
档案部门对补充归档的科技文件材料及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录； 归档材料较多的，可单独组卷、编目。
已归档材料任何人不得擅自增减或作内容修改，确属必要时，必须由课题主持人提出书面申请，说明修改内容和理由，经科技管理部门批准后方能实施。
（五）建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和各种情况数据，定期进行综合或专项统计分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议报告学校领导，按上级主管部门的要求及时送交各种报告。
五、科研档案归档范围和保管期限表
KY11综合
序号 类目名称 保管期限
1 科研行政管理文件材料 30年
2 科研计划管理文件材料 30年
3 科研成果管理文件材料 30年
4 科研经费管理文件材料 30年
5 申报科学基金及有关批复 30年
6 学会工作(学术活动)材料 30年
KY12科研准备阶段
序号 类目名称 保管期限
1 开题报告与课题调研论证材料 30年
2 任务书、合同、协议书 永久
3 课题研究计划、设计 30年
4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 30年
5 课题投资和预决算材料 30年
KY12研究实验阶段
序号 类目名称 保管期限
1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料) 永 久
2 数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)。 永久
3 设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等) 永 久
4 研究工作阶段小结、年度报告 30年
5 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等 永 久
6 样品、标本等实物的目录 永久
KY12总结鉴定阶段
序号 类目名称 保管期限
1 研究报告、研制报告 永 久
2 论文专著 永久
3 工艺技术报告 永 久
4 技术诀窍报告 永 久
5 专家评审意见 永 久
6 鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见) 30年
7 鉴定证书 永久
8 推广应用意见 30年
9 课题工作总结 30年
KY12申报奖励阶段
序号 类目名称 保管期限
1 科研成果登记表 永 久
2 科研成果报告表 永 久
3 科研成果奖励申报与审批材料 永久
4 科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件 永久
5 专利申请书或证书原件 永久
KY12推广应用阶段
序号 类目名称 保管期限
1 转让合同、协议书 永 久
2 生产定型鉴定材料 永 久
3 成果被引用或投产后反馈意见 30年
4 推广应用方案及实施情况 30年
5 扩大试生产的设计文件、工艺文件 30年
6 成果宣传报导材料 30年
7 对外学术交流材料 30年
六、职责分工
（一）科研档案实行分题建档、分层监督、集中管理的原则，以确保档案的完整、准确、系统、安全和开发利用。
（二）档案馆职责
1．贯彻国家有关科研档案工作的方针、政策和法规，制定本校科研档案工作的各项规章制度。
2．指导、监督、检查、验收研究课题档案是否完整、准确、系统。
3．负责科研档案的接收、编目、保管、组织鉴定、统计、利用等业务。
4．遵守国家有关科技保密规定，保证科技机密和档案的安全，维护本校科技人员的合法权益。
5．积极开发科研档案资源，充分发挥其作用。
（三）科技处职责
1．科技处将科研档案工作纳入科技管理的长远规划和年度计划，由一名处级干部分管该项工作，科室配备兼职档案员。
2．制定和健全有关的管理制度，督促本处各职能科室收集、积累科技活动中与本科室有关的各种材料。
3．督促课题负责人、本处室兼职档案员及时、按规定将应立卷归档的文件材料整理归档并移交档案馆。
4．配合档案馆对科研档案立卷质量、保管情况的检查。
5．指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。
6．科技成果总结、验收、鉴定时，负责审查验收准备归档的科技文件材料，科技文件归档不符合要求的项目，不进行鉴定、验收。
（四）科研档案工作人员岗位职责
1．认真贯彻执行党和国家关于档案工作的法规、政策，执行学校档案工作的各项规章制度。
2．积极配合档案馆工作，按档案部门的要求做好平时文件材料的收集、整理、立卷工作。
3．积极配合学校专职档案员对应归档的案卷进行检查、业务指导，并保证应归档材料的齐全、完整、系统, 纸质档案和电子档案同步移交到档案馆。
4．认真学习、执行上级档案部门的档案立卷标准，严格把好案卷质量关。
5．积极参加业务学习，不断提升档案工作水平。
6．做好文件材料的安全和保密工作。
七、科研档案的开发利用
在科研档案的利用开发中，必须严格执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《湖南农业大学档案工作管理办法》和科技保密、专利等法规制度，涉及重大问题和机密的，必须报请校领导和学校保密委员会审批。
1．凡利用档案者，均应遵守相关档案利用的规定。
2．对借出档案，档案馆负责定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况报学校按规定处理。
八、附则
（一）本规范自2013年7月1日起实施。过去关于科研档案工作规范与本规范不一致的，同时废止。
（二）本规范由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。
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