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根据《中华人民共和国档案法》、国务院《科学技术档案工作条例》、国家档案局和国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章以及《湖南农业大学档案工作管理办法》（湘农大〔2012〕13号），为提高基本建设类档案（以下简称基建档案）工作的管理水平，并为考核基建档案工作提供依据，结合我校实际，特制定本规范。

一、总则

（一）凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建档案。

（二）基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

（三）基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与一整套合格的竣工图的验收工作同步进行。

（四）把基建档案工作列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。

二、归档范围

（一）确定的原则

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证其完整性、准确性、系统性。

3.归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等8个方面，具体范围见《基建档案归档范围和保管期限表》。

2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（三）不归档的文件材料

1.上级机关有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件。

2.正式施工前的草图，未定型图纸。

3.重份文件和重份图纸。

4.无查考价值的临时性、事务性文件。

三、立卷与归档流程

（一）形成积累

1.后勤基建处要有一名负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

2.后勤基建处接到基建项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累基建文件材料的任务。

3.基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向后勤基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

4.基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交后勤基建部门汇总、整理。

5.档案馆应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

6.后勤基建处应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

7.后勤基建处要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。

8.归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。

9.归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。

10.归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

11.工程承包合同或施工协议中，要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

12.使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

13.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档1份。

（二）整理组卷

1.基建项目结束（含阶段完成、最终完成）后，后勤基建部门分管基建档案工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

2.根据基建文件材料的形成规律，按保护其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形成进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

3.文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、电气施工图、气管图、更改图）。

4.拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。

5.基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

6.无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的下角。

7.填写卷内目录和备考表。

8.确定保管期限。

9.草拟案卷封面各栏目，经档案馆审查后，填写案卷封面。

10.工程技术人员填写归档说明，交后勤基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

（三）归档验收

1.基建项目在验收前，档案馆对准备归档的基建文件材料进行预验收。

2.档案馆应派员参加工程项目验收，并会同后勤基建部门共同负责基建文件材料的验收工作。

3.基建项目在验收后两个月内完成材料归档。档案馆要认真进行审查、验收归档的材料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。

4.后勤基建部门应从基建总投资中扣留5%，作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后返还。

5.填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案馆检查验收无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

四、基建档案归档范围和保管期限表

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

五、基建档案工作人员岗位职责

（一）负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统。

（二）根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。

（三）归档案卷页号编写准确，卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。

（四）接受档案馆的业务指导和督促检查，并按规定时间和要求及时向档案馆移交档案。

（五）积极参加业务学习，不断提高档案工作业务水平。

（六）注意文件材料的安全和保密工作。

六、附则

（一）本规范自2013年7月1日起实施。过去关于基建档案工作规范与本规范不一致的，同时废止。

（二）本规范由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。