根据《中华人民共和国档案法》、《国家教委、国家档案局关于加强高等学校档案工作的几点意见》（教办字〔87〕16号）、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规和规章，以及《湖南农业大学档案工作管理办法》（湘农大〔2012〕13号），为了加强教学类档案（以下简称教学档案）工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，结合我校实际，制定本规范。
一、总则
（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
（二）教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的一个重要标志，对促进教学活动和推进教学改革有着重要的作用，是学校档案的主体、核心和重点。
（三）教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
二、归档范围
（一）确定的原则
1．归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2．归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完善、准确、系统。
3．归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
（二）归档的主要内容和重点
1．归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见本规范中《教学类档案归档范围和保管期限表》。
2．归档的重点是学校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
（三）不归档的文件材料
1．上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件。
2．上级有关教学的未定稿的文件。
3．重份文件。
4．无查考利用价值的事务性临时性文件。
5．非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件。
6．校内其他单位发来的文件。
7．与校外单位交换来的材料。
三、立卷分工
实行由文件材料形成或文书处理部门立卷归档制度，各归档文件整理单位应做好文件材料的形成积累、整理组卷和归档移交工作。
四、形成积累
（一）教学档案由教学文件材料形成部门立卷。
（二）归档的教学文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。
五、整理组卷
教学档案由教学各归档文件整理单位档案员将形成积累的文件材料按要求整理组卷。
（一）教学文书类档案以件为立卷单位进行整理，文书以外的其他档案以卷为立卷单位进行整理。
（二）以卷为单位的教学档案的整理
1．对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；将文件上的金属物（订书针、别针等）去掉后，用装订机备用夹夹好，装订机备用夹的位置错开，以避免左侧装订机备用夹的位置太厚。
2．案卷内文件材料按时间或学号排列好，按顺序在右下角用铅笔编页号，从１开始编到最后，空白面不编号，正反都有内容的两面都要编号。
3．立卷部门整理好案卷，通过综合档案管理软件上传电子目录和正文，并通过综合档案管理软件打印教学档案卷内文件目录一式两份、移交目录一式两份、备考表一份，交档案馆核准、检查合格后，由立卷人和检查人签字，办理移交，并各执一份移交目录备查。
（三）教学文书类档案的整理组卷参照文书档案的整理组卷方法。
六、归档移交
（一）归档时间。在次学年度寒假前归档。
（二）移交档案材料的同时移交相应的电子文件。
（三）需要补充的文件材料整理后应及时向档案馆移交。
七、教学档案归档范围和保管期限表
综合JX11
序号 类目名称 保管期限
1 上级下达的有关教学工作的文件材料 30 年
2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的 指示、规定、办法 30 年
3 教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议 记录、调研报告、总结 30 年
4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 30 年
5 学生奖励、处分材料，先进学生集体材料 30 年
6 上级下达有关学生管理、思想政治工作的文件材料 30 年
7 学生工作计划、报告、决定、总结 30年
学科与实验室建设JX12
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 30 年
2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 30 年
3 重点学科、专业、实验室建设材料 30 年
4 学科、专业、实验室建设统计报表 30 年
招生JX13
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关招生工作的文件材料 30 年
2 招生计划、规定、生源计划 30 年
3 新生录取材料及新生名单 30 年
学籍管理JX14
序号 类目名称 保管期限
1 学生成绩 永 久
2 在校学生名册 永 久
3 学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转 学、退学) 30 年
课堂教学与教学实践JX15
序号 类目名称 保管期限
1 各专业教学计划、教学大纲 永 久
2 课程建设要求及安排，校历表，课表 30 年
3 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料（存院系）10 年
4 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料（存院系）10 年
学位JX16
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关学位工作文件材料 30 年
2 本校学位评定条例、办法及计划、总结 30 年
3 学位委员会会议记录、决定 30 年
4 学位委员会授予各层次学位清册 永 久
5 本科生优秀学士学位论文 30 年
毕业生JX17
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关毕业分配的文件材料 30 年
2 毕业生工作计划、简报、总结 30 年
3 毕业生供需统计、计划、合同 30 年
4 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 30 年
5 毕业生名册 永 久
教材JX18
序号 类目名称 保管期限
1 自编、主编教材 30 年
2 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 30 年
研究生JX19
序号 类目名称 保管期限
1 培养计划书 永 久
2 研究生成绩单 永 久
3 毕业研究生登记表 永 久
4 学位论文答辩及学位申请书 永 久
5 学位论文 永久
附录:存院系教学类档案
序号 类目名称 保管期限
1 本科生毕业论文及评审意见 30 年
2 课堂教学材料、课程进度表 10 年
3 教师任课安排、教案 30 年
4 优秀实习报告 10 年
5 本专业教学检查、调查材料及总结 10 年
6 教师工作量核算、登记材料 10 年
7 各类短训班、进修班、专业证书班学员名册、成绩单
及发放结业证书审批表 30 年
八、教学档案工作人员岗位职责
（含教务处、学生处、招就处、研究生处）
（一）认真贯彻执行党和国家关于档案工作的法规、政策，执行学校档案工作的各项规章制度。
（二）积极配合档案馆工作，按档案馆的要求做好文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。
（三）积极配合学校专职档案员对归档的案卷进行检查、业务指导，并保证归档材料的齐全、完整、系统, 纸质档案和电子档案同步移交档案馆。
（四）认真执行上级和学校档案部门的档案规范立卷标准，严格把好案卷质量关。
（五）积极参加业务学习，不断提高档案工作业务水平；
（六）做好文件材料的安全和保密工作。
九、附则
（一）本规范自2013年7月1日起实施。过去关于教学档案工作规范与本规范不一致的，同时废止。
（二）本规范由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。
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