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根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》、国务院《科学技术档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，为提高我校出版类档案（以下简称出版档案）的质量和管理水平，有效地为学校和社会服务，并为考核出版档案工作提供依据，结合我校实际，特制定本规范。

一、总则

（一）凡是学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料和实物均属出版档案。学校出版机构、出版刊物的院、系等单位均为出版档案归档文件整理单位。

（二）出版档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确、安全，便于开发和利用。

（三）出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入社、部（室）负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

（四）学校出版社、编辑部，出版刊物的院、系等单位要有一名负责人分管出版档案工作，并配备相应的出版档案人员，协同档案馆做好出版档案的积累、立卷和移交工作。

二、归档范围

（一）确定的原则

1．归档的出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会的当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

2．归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等内容，具体范围见《出版档案范围和保管期限表》。

2．归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

（三）不归档的文件材料

1．上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件。

2．未生效的合同、协议书。

3．退还、不用的稿件，非定稿的稿件。

4．重份文件及校内单位发来的文件。

5．无查考价值的事务性、临时性函件。

6．校外单位交换来的材料。

三、立卷和归档流程

（一）形成积累

1．出版档案由出版文件材料形成单位立卷。

2．各归档文件整理单位档案员根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照《出版档案归档范围和保管期限表》，编制案卷类目。

3．书刊出版后一个月内，责任编辑应向期刊社档案员归档，经验收合格后发给凭据，期刊社负责人和财务部门方可按此签发稿费通知单发放稿费。

4．出版文件材料的归档数量：文书档案正件2份，底稿1份；项目档案1份；重要和经常使用的应酌加副本。

5．归档的出版文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。

（二）整理组卷

出版各归档文件整理单位档案员将形成积累的全部文件材料按要求装订组卷。

1．出版档案以卷为单位整理组卷。

2．照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。

3．出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。

4．出版物连同原稿、清样、样书均须写入目录内。

5．重要的涉密文件要进行归档前鉴定工作，文件材料形成部门按《科学技术保密条例》提出需要鉴定材料的密级和保管期限的意见，经单位主管领导和档案馆协商后确定。

6．填写卷内文件目录、备考表、案卷封面。

（三）归档验收

1. 归档时间：次年6月底以前。

2. 立卷部门整理好案卷，通过综合档案管理软件上传电子目录和正文（有声像档案的同步上传），并通过综合档案管理软件打印归档文件目录一式两份，移交目录一式两份，备考表一份，交由档案馆检查合格后，由立卷人和检查人签字，办理移交，并各执一份移交目录备查。

3. 移交档案时交接双方必须当面交接。档案馆检查文件材料是否完整、齐全；排列、书写是否符合要求；标题是否确切等。凡不符合规范要求者，由档案馆指派专职档案员指导并协助其重新组卷，待案卷整理完全符合规范要求后再进行移交。

4．需要补充的文件材料整理后应及时向档案馆移交。 若需要对档案馆归档的文件材料进行修改，须经档案馆和所在单位主管领导的批准，否则，不得修改任何文件材料。

四、出版档案归档范围和保管期限表

 

五、出版档案工作人员岗位职责

（一）负责出版文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证其完整、准确、系统。

（二）将已收集整理好的案卷，按规定装订后，于次年6月底前集中向档案馆办理移交手续。

（三）接受档案馆的业务指导和督促检查。

（四）参加业务学习，提高工作水平。

六、附则

（一）本规范自2013年7月1日起实施。过去关于出版档案工作规范与本规范不一致的，同时废止。

（二）本规范由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。