根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局《会计档案管理办法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章，为加强财会类档案（以下简称财会档案）工作，不断提高会计档案的质量和科学管理水平，并为考核会计档案工作提高依据，结合我校实际，特制定本规范。
一、总则
（一）学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等材料，均属财会档案。
（二）财会档案是记录和反映本校经济业务的重要史料和证据，是高校档案的重要组成部分。
（三）财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。
（四）财会档案工作纳入财务部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要布置、检查、总结、验收财会档案工作。
（五）财会档案工作应逐步采用先进的管理技术手段，将所编制的财会档案数据贮入计算机中，并将财会档案的目录上传至综合档案管理系统，大力开发档案信息资料，为学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。
（六）要把财会档案工作列入学校发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。
二、归档范围的确定
（一）确定的原则
1．归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。
2．归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3．归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保证其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。
（二）归档的主要内容和重点
1．归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿和会计报表四类。具体范围见附表。
2．归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。
（三）不归档的文件材料
1．上级有关财务的普发性（非专指本校）、不办的文件.
2．未定稿的文件。
3．重份文件及校内其他单位发来的文件。
4．未生效的合同、协议、单据。
5．无查考利用价值的一般性、临时性文件。
6．与校外单位交换来的材料（可作资料保存）。
三、立卷及归档流程
（一）形成积累
1．财会档案由财会文件材料形成部门立卷。
2．财会部门的兼职档案员，要督促会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。
3．档案馆应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。
（二）整理组卷
1．财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。
2．坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，财会部门兼职档案员负责将累积的文件组卷成册，按规定和要求向档案馆移交。
3．遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，按照便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。
4．按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。
5．财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度以不超过2cm为宜。
6．案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，能确切地反映卷内材料内容，包括责任者、内容和文件类型、名称。
7．编写页号，每卷页号均从“1”开始，位置在有书写文字的页面上非装订线一侧的下角。
8．对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案馆保管到结清债权债务时为止。
9．备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移交、损毁等需要说明的情况。
10．卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制与原件一并立卷。
11．案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。若装订线处有重要批注者，须贴边处理。
（三）归档验收
1．财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管1年，期满后的次年6月底前，由财会部门的兼职档案员将应归档的财会档案编制移交目录一式两份送部门领导审核签字后，连同案卷集中向档案馆办理移交手续。
2．财会部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒收，并要求限期改正后归档。
3．档案馆接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。
四、保管与销毁
（一）保管
1．案卷入库时，应全面检查帐、物、卡是否相符，然后按档号排列。
2．库房保管条件和其他技术要求，按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。
（二）销毁
1．对保管期限已满的案卷或已无保存价值的财会档案，经校领导批准后，由档案馆和财会部门各派一人监销，监销人在销毁前应认真清点，核对无误后，在销毁清册上签字盖章，方可进行销毁。
2．档案馆在档案销毁后，应及时调整档案柜架，并在相应的存放地点、检索工具中注明。
五、查询利用
校内各单位因工作或私人原因需要查阅会计档案，应由本单位出具证明，并写明查阅原因；校外单位查阅档案需持单位正式介绍信，经我校计财处处长批准。
六、财会档案工作人员岗位职责
（一）认真贯彻执行党和国家关于档案工作的法规、政策，执行学校档案工作的各项规章制度。
（二）积极配合档案馆工作，按档案馆的要求做好平时文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。
（三）积极配合学校专职档案员对归档案卷的检查、业务指导，并保证归档材料的齐全、完整、系统, 实现纸质档案和电子档案同步归档。
（四）认真学习、执行档案馆下发的档案立卷标准，严格把好案卷质量关。
（五）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
（六）做好文件材料的安全和保密工作。
七、附则
（一）本规范自2013年7月1日起实施。过去关于财会档案工作规范与本规范不一致的，同时废止。
（二）本规范由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。
附表1：
会计档案案卷目录
一、会计凭证
1.预算内各种原始凭证、记帐凭证
2.预算外各种原始凭证、记帐凭证
3.学校基金各种原始凭证、记帐凭证
4.会计科凭证
5.基建凭证、维修凭证
6.房产科凭证
7.结算中心凭证
8.收费科凭证
9.预算凭证
10.涉及债权、债务及未清理完毕的凭证
11.银行对帐单
会计档案分类目录
单位名称：
案卷类别：会计凭证
保管期限：15年
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卷、册
顺序号 |
案卷
名称 |
卷、册所
属日期 |
月份内卷、册数 |
卷、册内记帐凭证
起 止 号 码 |
备 注 |
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二、会计账薄
1.总账
2.预算内账薄（含明细账、分户或登记账）
3.预算外账薄（含明细账、分户或登记账）
4.基金账薄
5.会计科账薄
6.房产科账薄
7.结算中心账薄
8.收费科账薄
9.现金、银行存款日记账
10.涉及债权、债务及未清理完毕的凭证
11.其他会计账薄
会计档案分类目录
单位名称：
案卷类别：账薄
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卷、册
顺序号 |
案 卷 名 称 |
起止日期 |
卷、册数 |
卷内页数 |
经手人
姓名 |
保管
期限 |
备 注 |
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账薄概括名称 |
账薄
具体内容 |
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三、会计报表
1.决算报表（含基建决算）
2.会计报表（含月报、季报、年报）
3.预算会计报表
4.国有资产报表
5.年度以上规划表、分配计划、测算表
6.年度以上各种统计报表（含工资报表）
7.季度以下各种计划、统计报表
会计档案分类目录
单位名称：
案卷类别：报表
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卷、册
顺序号 |
案卷名称 |
卷、册所
属日期 |
卷、册数 |
页数 |
保管
期限 |
备 注 |
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四、综合
1.上级有关财务会计工作的文件材料
2.本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件
3.学校基金管理工作文件
4.有关财务管理方面的文件材料
5.财会档案移交清册
6.财会档案销毁清册
7.工资发放名册及附件
8.票据销号单
9.财务移交表
10.会计移交清册
11.名册
12.审计报告
13.合同
14.预算单
会计档案分类目录
单位名称：
案卷类别：综合
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卷、册
顺序号 |
案卷名称 |
卷、册所属日期 |
卷、册数 |
页数 |
保管
期限 |
备 注 |
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附表2：
档 案 交 接 文 据
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移出单位
名 称 |
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接收单位
名 称 |
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交接性质 |
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档案所属年度 |
年 月至 年 月 |
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档案类别 |
数量（卷、盒、米） |
检索 工具种类
参考 |
数量
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永久 |
30年 |
10年 |
长度 |
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合计 |
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移
出
说
明 |
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|
接
收
意
见 |
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移出单位（印章）
领导人：
经办人：
移出日期： 年 月 日 |
接收单位（印章）
领导人：
经办人：
接收日期： 年 月 日 |
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