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我校2011届本、专科学生毕业在即，为了认真做好应届毕业生档案移交转递工作为毕业生顺利就业提供有利保障，根据《湖南农业大学学生人事档案实施细则》规定，结合各学院的具体情况，现针对学生档案移交及转递机要做如下工作安排，请各学院和相关处室遵照执行。

一、学生档案归档材料内容

学生档案是全面反映学生在校期间德、能、勤、绩为主要特征的材料，材料须真实、完整、齐全，具体包括：

（一）入学前材料。高中阶段档案材料，如普通高等学校招生考生报名登记表等；普通高等学校招生考生体格检查表；普通高等学校招生考生志愿表；高中毕业生登记表；高中毕业会考证（副本）；入党、入团材料等。

（二）大学阶段（含大专、本科）档案材料：

1．毕业生登记表（“组织意见”一栏须学院总支盖章；“学校对其就业意见”一栏须盖学校公章）；湖南农业大学学生成绩总表（须有各院院长盖章或签字；“填表人”一栏须各学院教务秘书盖章或签字并盖学院公章）；学生体检表；学位授予证明；毕业生就业报到证等。

2．校级以上奖惩材料。

3．入党、入团材料。

4．学籍变更材料。学生休学、退学、转学、试读、留级等文件及材料。

5．更改姓名、民族、出生日期等相关材料。

6．其他有保存价值的材料。

 

二、应届毕业生档案移交要求：

今年应届毕业生档案在学生离校前，统一移交至学校档案馆，各学院就业专干和相关处室在应届毕业生档案送达档案馆前，须配合做好下列工作。

（一）各学院就业专干或相关处室首先到档案馆领取“毕业生档案袋”；再将毕业生档案按照毕业生去向分类，用蓝黑墨水或黑色墨水按要求填写档案袋封面，如有缺失材料必须补齐；无法追补的需填写毕业生档案缺失情况表。

（二）核对无误的学生档案送交学校档案馆，经档案馆专职档案员的再次核对并确认无误后，贴好密封条分类分批移交学校档案馆；并同步移交毕业生档案移交名单。移交名单中“毕业去向”请按“回原藉”“派遣”“升学”三类填写,移交时按此三类逐一移交；“档案邮编/邮寄地址”一栏必须填写正确的邮政编码并按照协议书中档案投寄地址内容填写，外校录取研究生必须按照调档函的要求填写，避免投递错误或因地址不详而退回。本校录取研究生请单独打印。

（三）毕业生档案移交之前，必须按要求打印学生档案转递通知单，并按实填写通知单各项内容；核对无误后，需集中拿到档案馆盖章，存根上联交由档案馆留存，存根（即有回执）的下联装入学生档案袋中。

（四）移交到档案馆的毕业生档案必须为已获毕业证及学位证的学生档案，即：已办理完各项毕业生手续、档案齐全的毕业生；若因某种原因未予毕业的学生，其档案仍留存学院，并请相关学院提供此类学生名单，以备查询，等学业完成直至毕业，届时再将档案移交至档案馆。

 

 

 

 

                                湖南农业大学档案馆

                                2011年5月17日

 

 

附：各学院移交毕业生档案时间安排表

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                      湖南农业大学档案馆