毕业生档案管理系统操作流程
作者：admin 更新时间:2013/06/18 04:08:20
毕业生档案管理系统操作流程
一、先打开湖南农业大学档案馆网址，点击毕业生档案管理系统进入，选择院系，输入用户名及密码进入操作界面。
二、点击检索档案，输入毕业年份2013，选择毕业去向中的类别，需移交档案馆的档案四类分别为升外校、回原藉、派遣、升本校，请各院系核对所有学生的档案邮寄地址及去向类别是否正确。新增档案带*必须填写，学号和协议书编号一致。
三、回原藉、派遣中有办理了省、市人才代理的，需把毕业去向修改为省、市人才，如有一个直接点击编辑，如有多个可在所需要修改的学生名前逐一划√并在界面下方选择修改一栏进行批量修改。
四、升外校的地址请补充完整，必须按调档函的要求来填写。
五、毕业去向中需要打印档案转递单的为升外校、回原藉、派遣，请在档案封口前把这三类的档案转递单打印出来，拿到档案馆集中盖章，把上下联按虚线位置裁开，下联装入该毕业生的档案袋中，上联随档案一起移交至档案馆保存，同时这三类因为需要机要邮寄转递，必须补全邮政编码，同时把邮寄方式批量修改为机要。
六、移交至档案馆的毕业生档案需要打印表格为毕业生移交名单，机要单及信封签，毕业生移交名单需一式两分，其余表格只需一份。如不能正常打印表格，请点击下载报表插件，在系统最下面都有相应的显示。如需打印整页，需在姓名之前划√，便可以整页打印。
七、本校毕业生档案只需要打印本校毕业生移交名单及封口。
八、打印毕业生移交名单之前请先选择毕业年代和毕业去向，按毕业去向类别打印。请各院系档案顺序必须依照移交名单顺序整理档案，机要单及信封签须与移交名单一致，以便整理。
九、学生查询只能进入毕业生档案查询系统查询，不能进入管理系统，请各院系老师不要把各院系的用户名和密码随意告诉学生，以免学生随意修改信息。
档案馆
二〇一三年六月十八日
注：因就业系统导出的数据省市人才都属派遣，因此导出的数据没有区分省市人才，请在本系统中毕业去向一栏中把省市人才的标明出来，升外校和本校的也没有分开，所以也需要把它们区别出来，可以用批量修改，以利于打印制表。
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