1、利用者出示本人有效身份证件或单位介绍信；代别人办理者，需提供委托人的委托书（授权书）和身份证复印件。
　　2、向档案工作人员说明利用目的、用途，办理相关档案利用登记手续。
　　3、缴纳相应的档案利用服务费用，具体按照湘价服（2002）207号文件执行。
　　4、凡办理出国留学、移民等对外联系的学籍成绩、学历、学位等有关证明材料，登记缴费后，一般要一周后方可提供。如特殊情况需提前者，按加急件处理，加收30—50元的加急费。
　　5、办理出国留学、移民等对外联系的学籍成绩、学历、学位证书等有关证明材料，利用者必须在提取时对翻译打印的中、英文成绩单、证书等进行认真校对。全面校对后，再由工作人员根据校对情况进行修正。经校对修正制作后，其证明材料还有错误的，由利用者自己负责，重新制作必须收取相应费用。
　　6、外地校友要办理出国使用的学籍成绩、学历学位证书中英文证明材料，本人不能来校办理的，可直接与档案馆联系代办。