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根据《中华人民共和国档案法》，中宣部、国家档案局《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》以及《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，为提高我校声像载体类档案（以下简称声像档案）工作的质量和管理水平，有效服务学校工作，并为考核声像档案工作提供依据，结合我校实际，特制定本规范。

一、总则

（一）凡反映我校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。

（二）声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。

（三）声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。

（四）声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事、宣传等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

（五）要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。

（六）声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。

二、归档范围

（一）确定的原则

1．归档的学校各项活动中形成的或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

2．归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性，符合声像材料的特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料3个方面，具体范围见《声像档案归档范围和保管期限表》。

2．归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

（三）不归档的文件材料

1．不能完整反映本校工作、活动的声像材料。

2．音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料。

3．重份声像材料。

三、立卷和归档流程

（一）形成积累

1．学校各归档文件整理单位、各级声像材料形成部门均有积累声像档案的责任，并分工归档立卷。

2．声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工，认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位档案员移送全套案本。

3．单位兼职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。

4．声像文件材料归档数量：母盘（带、片）一份，复制件一份（复制件要标明）；重要和经常使用的应酌加副本。

（二）整理组卷

1．立卷原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单位声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注意参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

2．立卷分类

（1）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。

（2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

（3）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

（4）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。

3．立卷分工

（1）综合管理材料由宣传部立卷归档。

（2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。

（3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。

（4）外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案馆负责征集或委托征集。

4．归档材料的整理

（1）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补，生霉、发潮的材料要及时冲淡、风干。

（2）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

（3）照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

（4）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。

（5）声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

（三）归档验收

1．声像材料形成部门应在规定时间向档案馆办理移交手续，填写移交目录一式两份，各执一份备查。

2．归档的声像载体文件材料，必须符合本规范的案卷质量要求。

3．综合管理材料归档时间为次年6月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案的归档时间和要求，必须在拍摄之后两周内归档。

四、声像档案归档范围和保管期限表

五、声像档案工作人员岗位职责

（一）做好声像档案的平时积累工作，接收本单位人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求。

（二）主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档。

（三）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

（四）做好声像档案的安全和保密工作。

六、附则

（一）本规范自2013年7月1日起实施。过去关于声像档案工作规范与本规范不一致的，同时废止。

（二）本规范由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。