各学院：

为加强全日制本科生人事档案管理，确保学生在校期间的档案材料完整齐全，充分体现人事档案的现实性、真实性、动态性和机密性，根据国家和湖南省学生人事档案管理的有关规定，结合学校实际情况，现就做好我校2025年入学全日制本科生（含专升本）人事档案管理工作通知如下：

一、各学院明确一名正式党员干部或教师为本院学生人事档案管理员，负责本院新生人事档案的接收和管理工作。学生人事档案管理员应保持相对稳定，若有异动，需在每年新生报到前15天内将异动名单报档案馆。

二、在新生报到注册完毕后，教务处督促各学院对新生人事档案进行全面清查，各学院分专业、分班级进行统计，填写《2025级本科新生（含专升本）高中、专科档案材料清查异常情况登记表》（附件1），于11月30日前报教务处招生科。

三、各学院根据新生人事档案缺失情况，填写《湖南农业大学关于催转新生档案材料的函》（附件2），及时通知学生追补缺失的档案或其它零散档案材料。

四、由档案馆、教务处负责，组织人员对各学院新生人事档案的补充、完善情况进行抽查督促。

五、学生人事档案采取“各学院和学校档案馆共同负责、不同时期分段管理”的模式进行管理，即各学院学生人事档案管理员负责收集、整理、保管学生在校期间形成的人事档案材料，档案馆负责督促指导。

联系人：档案馆李老师,13907318225；

教务处邓老师，18229916611。

附件：

1.2025级本科新生（含专升本）高中、专科档案材料清查异常情况登记表

2.湖南农业大学关于催转新生档案材料的函

档案馆

教务处（教师发展中心）   

2025年10月11日