校属各单位：

为加强全日制研究生、本、专科生人事档案管理，有效保证学生在校期间档案材料的完整齐全，充分体现人事档案的现实性、真实性、动态性和机密性，根据国家和我省学生人事档案管理的有关规定，结合学校实际情况，现就做好我校新生人事档案管理工作通知如下：

一、各学院明确一名正式党员干部或教师为本院学生人事档案管理员，负责本院新生人事档案的接收管理工作。学生人事档案管理员应保持相对稳定，若有异动，需在每年新生报到前15天内将异动名单报档案馆、教务处、研究生院。

二、在新生报到注册完毕及少数新生专业调整到位后，各学院要对新生人事档案进行全面清查，分专业、班次进行统计，填写“湖南农业大学2020级新生（硕士、本科、高中）档案材料清查异常情况登记表”（附件1），并将清查情况和登记表报档案馆。

三、各学院根据新生人事档案缺失情况，登记《湖南农业大学关于催转新生档案材料的函》（附件2）。由各学院负责，及时通知学生追补缺失的档案或其它零散档案材料。

四、教务处、研究生院督促各学院对新生人事档案到校情况（含中途转入我校就读的学生人事档案）进行及时追踪，并由学院在11月30日前将新生人事档案异常情况登记表报档案馆。

五、由档案馆负责，相关职能部门配合，组织人员对各学院新生人事档案的补充、完善情况进行抽查并予以通报。

六、学生人事档案采取“各学院和学校档案馆共同负责、不同时期分段管理”的模式进行管理，即各学院学生人事档案管理员负责收集、整理学生在校期间形成的档案材料，在学生毕业前两个月内，按照《湖南农业大学学生人事档案管理实施办法（试行）》（湘农大[2016]48号）文件规定，将学生档案材料转入档案馆。

联系人：李老师

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