关于做好60周年校庆材料归档工作的通知
作者：admin 更新时间:2011/10/26 11:12:20
各院、部、处、馆，后勤服务集团：
60周年校庆已圆满落幕，学校档案馆拟将60周年校庆建立一个校庆专题档案以备后查，现将有关事项通知如下：
一、校庆档案的归档范围
校庆档案是开展庆典活动前后各单位产生形式的各类有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文字材料（含电子及其他载体的文件材料）和实物。具体内容包括：
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序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
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1 |
校庆（或院庆、学术研讨会）活动的计划、总结、方案、请示、批复、规定、通知等文件 |
永久或
长 期 |
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2 |
相关的会议记录（含重要的座谈会）、纪要 |
长期 |
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3 |
邀请各单位的请柬；外来单位的贺信、贺电 |
长期 |
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4 |
领导讲话、大会发言材料、学术研讨会论文集等 |
永久或长期 |
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5 |
庆典、学术活动的照片、录音、录像等声像材料 |
永久 |
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6 |
重要校友的贺信、贺电、往来函件等 |
永久 |
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7 |
校友录、校史、校志、画册、光盘等编辑出版物 |
永久 |
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8 |
成就展（名人展等）全套版面的彩色打印件 |
永久 |
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9 |
各学院的简介画册或资料 |
长期 |
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10 |
媒体对校庆活动的相关报道 |
长期 |
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11 |
各种纪念品的样品、制作设计图及说明 |
长期 |
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12 |
外单位赠送的有保存价值的礼品、纪念品以及社会知名人士赠送的礼品、题词或登记册 |
永久或长期 |
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13 |
有关捐赠款的财务清单 |
长期 |
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14 |
校庆活动中与外单位签订的合同、协定、协议书等文件材料 |
长期 |
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15 |
其它反映校庆活动的文字、音像材料等 |
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备注：以上文件材料凡有电子文件的均应将电子文件拷贝归档（文件名即文件标题） |
请各单位兼职档案员于11月15日前，将本单位的校庆文件材料预立卷后交由档案馆进行分类并归档。
二、注意事项
为更加真实、生动的反映校庆活动的历史原貌，各单位在收集纸质文件的同时，须将各类载体文件进行收集、归档，实行纸质档案和电子档案同步归档。
移交地点：档案馆办公室（文渊馆三楼）
联系 人：王丽丽（纸质档案） 周星（实物档案）
成 波（电子档案）
联系电话：3745
湖南农业大学党委办、校长办
2011年10月26日
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