根据《中华人民共和国档案法》、《国务院关于对外公务活动中赠送和接受礼品的规定》（国务院令133号）、《中央礼品管理办法（试行）》、《湖南省公务礼品档案管理规范（试行）》等法律、法规，为加强学校公务礼品类档案（以下简称礼品档案）的管理，确保礼品档案的完整、完全，丰富学校档案资源，全面真实地反映我校对外交流和国内公务活动的历史面貌，充分展示我校开放办学与国内交流的成就，结合我校实际，特制定本办法。
一、总则
（一）学校各级领导和各单位在对外交往和国内公务活动中获赠的珍贵礼品和纪念品，是我校对外交往和国内公务活动的真实记录，是交往国家、地区有关组织机构和国内有关组织机构与我校友好关系的历史见证，是学校极其珍贵的档案资源。
（二）公务礼品是指党政机关、人民团体、企事业单位和单位领导同志在公务活动中接受的具有职务性的礼品和纪念品；礼品档案是指能对公务活动起到印证作用，具有政治性、纪念性、艺术性、有保存价值，经过系统整理的公务礼品实物及其附件、文字说明材料，如工艺品、模型、纪念牌匾、纪念杯、锦旗、雕塑、徽章、古董、字画、邮票、音像制品、领导同志签字题词等。
礼品档案具有直观性和多样性的特点，包含极大的社会价值，与文书档案共同形成了社会公务活动的记录链，发挥着其他档案不可替代的凭证、情报和参考作用，是国家档案资源的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富。
二、归档要求
（一）各单位必须明确礼品档案的档案员及分管领导，档案员负责本单位公务礼品的收集，并按归类分类进行整理及预立卷工作，档案馆负责鉴定、立卷、目标管理工作。
（二）归档时间。应归档的礼品档案应在公务活动结束后，由受赠人或承办人预立卷后移交档案馆归档。由于特殊原因，确需在有关部门暂时保管的，应先办理归档手续后，再办理借用手续。
（三）归档时双方应办理交接签字手续，填写《公务礼品归档信息表》（附件1），做到一物一表，此表应在两联中间加盖档案馆骑缝章。《公务礼品归档回执》由移交单位或个人作为移交凭证保管。此表的整理以年度为单位，按流水号顺序排列。
（四）归档的公务礼品应保持整洁、无破损，任何单位、个人不得占为已有、损坏或转赠。
（五）各单位应对公务礼品进行规范管理，对归档的公务礼品进行检查，确保公务礼品符合归档要求；发现问题，应在采取补救措施后再行归档。
三、归档分类
（一）礼品档案的保管期限定为永久。
（二）礼品档案以件为单位进行整理（成套礼品为一件）。根据载体不同分为七大类：纸质类、金属类、木质类、瓷器类、纤维类、玉石类和其他类。
1．纸质类包括书籍、字画、邮品等，编号时数字代码01。
2．金属类包括金银器、铜器、铁器、锡器、金属币等，编号时数字代码02。
3．木质类包括木器、竹器、根雕、植物标本等，编号时数字代码03。
4．瓷器类包括陶器、紫砂器、砖瓦、瓷器、玻璃器、泥塑等，编号时数字代码04。
5．纤维类包括丝、毛、棉、麻、草等，编号时数字代码05。
6．玉石类包括玉器、石器、宝石等，编号时数字代码06。
7．其他类包括骨雕、塑料制品等，编号时数字代码07。
（三）礼品档案的排列：以分类结合进馆时间排列。
（四）礼品档案的编号
馆编档号应按照分类方案及排列顺序编制,由分类号、全宗号、年度、件号组成，中间用横杠连接。年度使用四位，如2012年表示为2012，件号为年度内公务礼品档号进馆顺序编制的自然流水号。格式如下：分类号—全宗号—年度一件号。
（五）公务礼品的标注：每件礼品档案均应盖档号章（附件 5），将档号章盖在标签上，标签贴于礼品的下方或其他不影响礼品品相的适当位置。
（六）礼品档案的编目
档案馆为公务礼品档案编制目录，目录包括馆编档号、类别、名称、数量、受赠单位、受赠人、赠送者、受赠日期、存放地点、参见号、备注等，格式见附件6。
1．赠送者为单位的，填写单位的规范称呼；为个人的，填写单位及个人姓名。
2．存放地点填写档案存放位置。
3．参见号填写照片档案参见号。
（七）礼品档案入库后应拍摄照片，每件礼品档案的照片数量不得少于5张，从正面、侧面、整体、细节、特征等不同角度反映公务礼品档案的全貌。所拍照片作为照片档案管理，与礼品档案之间要建立可靠、准确的互见关系。
（八）礼品档案的信息登记
档案馆对礼品档案的相关信息进行登记，逐项填写《公务礼品档案信息卡》（附件 7），一件一卡，并应根据该卡建立公务礼品档案数据库。
四、归档范围
（一）归档范围
1．外国领导人或者国家机构、国际组织、外国高校代表团，以及著名外国友人来校或本单位参观访问赠送的礼品、纪念品或签字品。
2．国际组织在校或本单位召开重要会议、举行重大活动赠送的礼品或纪念品。
3．有关国家机关、党委或政府、团体组织在校或本单位召开重要会议、举行重大活动赠送的礼品或纪念品。
4．学校各级领导和各单位组团出国（境）参观访问接受的集体礼品或纪念品。
5．学校各级领导和各单位在国内公务活动中接受的集体礼品或纪念品。
6．学校举行重大活动、召开重要会议接受校外赠送的礼品或纪念品。
7．应当列为礼品档案的礼品或纪念品。
（二）不归档范围
1．专业用品、设备器材以及具有科研价值的礼品。
2．食品类、动植物类等不宜长期保管的礼品。
五、档案移交
（一）档案馆是礼品档案永久保存基地，各单位所形成的礼品档案都应移交至档案馆。
（二）礼品档案的移交遵循“即时移交，整理后移”的原则，各单位应在公务礼品预立卷后立即通知档案馆，档案馆在接到通知3个工作日内进行鉴定接收。
（三）对于由于体积较大等原因不适合接收进馆或者对于移交单位有特殊作用需要暂时在移交单位留存的礼品档案，应先办理移交进馆的手续，再办理借用手续。
（四）移交时，双方应清点后办理严格的交接签字手续，填写《公务礼品档案移交表》（附件2）。移交表一式两份，移交单位和档案馆各保存一份，与移交的公务礼品相对应的《公务礼品归档信息表》复印件作为附件附在移交表后。
（五）经档案馆鉴定，不需移交进馆的礼品档案，将于整理情况反馈时，返还给移交单位，返还时双方应到场清点后办理交接签字手续，填写移交文据。返还的礼品由各单位自行保存。
（六）在公务礼品归档移交、反馈、返还过程中形成的文据，移交单位应归档保存。
（七）接收礼品档案后，应当日入库，接收人员不得私自存留。入库时须办理入库手续，填写《公务礼品档案入库登记表》（附件4），登记表一式两份，交接双方各保存一份，接收时形成的对应的《公务礼品档案移交表》作为附件附在入库登记表后。
六、档案保管
（一）礼品档案除大型的外，应按件独立存放在专门的框架中，不得摞放、堆放。
（二）礼品档案的管理实行馆长、征收保管部门负责人、专管人员三级责任制。公务礼品档案管理应纳入相关人员岗位职责，并保持人员相对稳定。
（三）礼品档案应设立专门库房，库房的监控等安全保护措施要求应高于一般库房。礼品档案根据不同载体分为纸质类礼品档案保管区、金属类礼品档案保管区、木质类礼品档案保管区、瓷器类礼品档案保管区、纤维类礼品档案保管区、玉石类礼品档案保管区以及其他类礼品档案保管区等7大区进行管理。
（四）公务礼品档案库房实行双人双锁、双进双出制度，钥匙分别由综合档案负责人、专管人员保管；专管人员钥匙平时存放在专管人员所在办公室加锁的柜具内，严禁下班随身带走；备用钥匙由档案馆指定一名专人保管。所有钥匙都应严加管理，严禁擅自配置或转交他人，一旦丢失，应立即报告换锁。
（五）礼品档案应根据其材质提供适合的保管保护条件。特别重要的设立专柜保管，珍贵礼品需密封保存的，要加密封透明装具，极其珍贵的礼品，应进行特殊保管。
（六）档案馆内其他人员进入公务礼品档案库房须填写《非专管人员进入专管库房登记表》（附件 8），报经档案馆负责人同意，办理登记备案手续后，在专管人员陪同下进入库房。所有进出公务礼品档案库房的人员须穿鞋套。
（七）严禁携带箱包、摄像机、照相机等物品进入公务礼品档案库房，严禁在公务礼品档案库房内使用手机。
（八）公务礼品档案库房每年要进行一次全面的盘点清查，核对目录与实物及其存放位置。
（九）专管人员换岗时，交接双方必须在档案馆馆长监督下，共同清点核查库房内所有礼品档案，并填写《公务礼品档案库房专管人员换岗交接表》（附件9），履行交接手续。
七、档案利用
（一）档案馆要充分发挥公务礼品档案的作用，在条件允许的情况下，开辟专门的公务礼品档案展室，有效开展利用工作并应对礼品档案实施数字化处理，提供网上利用。
（二）公务礼品档案库房不得对外开放参观。
（三）公务礼品档案入库后，不得赠送、调拨、交换、出售。
（四）凡移交公务礼品档案的单位，在庆祝、纪念、展览或科研等活动中，可以利用本单位已移交进馆的公务礼品档案并享有优先使用权。除移交单位、档案馆以外的单位要使用公务礼品档案的照片和文字资料的，须经移交单位和档案馆负责人审批。
（五）利用公务礼品档案原则上只能使用照片或复制件，一般不得外借。如遇特殊情况确需使用公务礼品档案原件，应填写《公务礼品档案借用审批表》（附件 10），经移交单位及档案馆负责人审批后，方能办理借用手续，并填写《公务礼品档案借用登记表》（附件 11）。
（六）借用单位必须确保公务礼品档案的安全并按期归还。归还公务礼品档案时，管理人员应对归还的公务礼品档案进行仔细检查，检查无误后方可签字收回并立即入库。如发现问题应及时报告档案馆负责人，进行补救并追究责任。
（七）对违反规定处置公务礼品档案和失职、渎职造成公务礼品档案缺失、毁损的，依法依规追究责任。
八、附则
（一）本规范自2013年7月1日起实施。过去关于礼品档案工作规范与本规范不一致的，同时废止。
（二）本规范由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。
附件：1.公务礼品归档信息表
2.公务礼品档案移交表
3.公务礼品档案整理情况反馈表
4.公务礼品档案入库登记表
5.归档章样式
6.公务礼品档案目录（档案馆）
7.公务礼品档案信息卡
8.非专管人员进入专管库房登记表
9.公务礼品档案库房专管人员换岗交接表
10.公务礼品档案借用审批表
11.公务礼品档案借用登记表
附件1
公务礼品归档信息表
编号： （分年度按归档时间填写流水号）
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礼品名称 |
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受赠时间 |
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受赠部门（个人） |
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受赠人职务 |
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赠礼单位（个人） |
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赠礼人职务 |
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礼品清单（包括附件）： |
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礼品尺寸及材质（包括制作工艺及产地）： |
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赠礼背景： |
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赠礼事由： |
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礼品寓意： |
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填表说明：
礼品尺寸：不同形状的礼品测量部位不同，平面型顺序填写长、宽；圆形填写直径；
立体型顺序填写长、宽（厚度）、高；圆面填写自外沿量起的直径；复杂型体按照陈列状态测量最大长、宽、高。
公务礼品归档回执
编号：
公务礼品名称：
数量：
移交人签字：
接收人签字：
移交时间：
接收单位（盖章）：
附件2
公务礼品档案移交表
编号：
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移交单位名称 |
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接收单位名称 |
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交接性质 |
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公务礼品档案名称 |
数量（件） |
《公务礼品归档
信息表》编号 |
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移交说明 |
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接收意见 |
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移交单位（印章）
单位负责人：
经办人：
移交日期： 年 月 日 |
接收单位（印章）
单位负责人：
经办人：
接收日期： 年 月 日 |
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说明：本表一式两份，移交单位及接收单位各保存一份
说明：礼品尺寸：不同形状的礼品测量部位不同，平面型顺序填写长、宽；圆形填写直径；立体型顺序填写长、宽（厚度）、高；圆面填写自外沿量起的直径；复杂型体按照陈列状态测量最大长、宽、高。