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根据《中华人民共和国档案法》、国务院《科学技术档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，为提高我校外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，结合我校实际，特制定本规范。

一、总则

（一）学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

（二）外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

（三）外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关单位外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

（四）外事部门要有一名领导分管外事档案工作，由外事部门专（兼）职档案员负责收集、积累、归档。

（五）努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科研、人才交流服务。

二、归档范围

（一）确定的原则

1．归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

2．归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

3．归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见《外事档案归档范围和保管期限表》。

2．归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3．本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印体等；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

（三）不归档的材料

1．上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件。

2．未定稿的各种文件。

3．未生效的合同、协议书。

4．无查考利用价值的一般性、临时性函件。

5．重份文件，校内各单位发来的文件。

6．与校外单位交换来的材料。

三、立卷与归档流程

（一）形成积累

1．国际交流处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归档部门。

2．外事档案员应根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照《外事档案归档范围和保管期限表》，编制案卷类目。

3．外事文件材料的归档数量：文书档案正件两份，底稿一份；其他档案一份；重要和经常使用的应酌加副本。

4．归档的外事文件材料应保持字迹工整、图样清晰、格式统一、签字手续完备。

5．凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料送国际交流处验收，取得证明之后，计财处方可准予报账结算。

（二）整理组卷

1．根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

2．对来校、出国（境）和国际合作的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复以及与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷；将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料，按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。

3．拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。

4．外事文件材料主要采用卷盒方式保管，整卷装订。

5．幅面大于卷盒的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。

6．以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面，只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从“1”开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。以盒（袋）装形式保管的外事文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章逐项填写。

7．填写卷内目录。归档的案卷必须打印卷内目录。每个案卷组成以后，都要填写备考表，写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案员随时在备考表上注明。

8．国际交流处要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导与档案馆协商后确定。

（三）归档验收

1．移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案馆可拒绝接收，并要求限期补正。

2．移交时填写移交目录，移交目录一式两份，双方各执一份备查。

3．外事档案在次年6月底前归档。

四、外事档案归档范围和保管期限表

 

 

 

 

 

五、外事档案工作人员岗位职责

（一）在单位负责人的领导下，做好外事档案材料的平时积累工作。

（二）会同单位领导，检查与外事活动有关单位移交来的外事文件材料是否完整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续。

（三）将收集、积累的外事文件材料，整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，按时集中向档案馆移交归档。

（四）完成档案馆布置的其他有关档案业务。

六、附则

（一）本规范自2013年7月1日起实施。过去关于外事档案工作规范与本规范不一致的，同时废止。

（二）本规范由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。