根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(DA／22—2000)、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）、《高等学校档案工作规范》、湖南省档案局发布的《归档文件整理规则实施细则(试行)》以及《湖南农业大学档案工作管理办法》（湘农大〔2012〕13号），为做好我校文书类档案工作，结合我校实际，特制定本规范。
一、总则
（一）本规范所指的归档文件，是指立档单位在职能活动中形成的办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
（二）文书立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
（三）本规范实施范围为学校党务、政务部门需要归档的纸质文件材料的整理工作。
二、归档文件的分类
（一）文书类档案的分类统一采用“机构—年度—保管期限”分类方法。
（二）机构分类。根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。原则上一个处级机构设置一个类，机构名称就是类名。如遇下列情况，处置方法是：
1．几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。
2．立档单位下设机构的归档材料，按上一级职能机构进行分类。例如：“XX处XX科”就应该归入“XX处”类目，不再单独设“XX处XX科”类目。
（三）年度分类。根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
1．以文件的签发日期(落款日期)为准，判定文件所属年度。电报以发出日期，判定文件所属年度。
2．跨年度形成的文件材料，分类时归入办结年度。几份文件作为一“件”时，判定“件”的日期，以装订在前面的文件日期为准。
3．无落款日期的文件，应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，合理归档。
（四）保管期限分类。是根据划定不同保管期限对归档文件进行分类。文书档案保管期限详见本规范《党群类、行政类文书档案归档范围和保管期限表》。
三、归档范围
（一）确定的原则
1．归档的党政文件材料必须反映我校主要职能活动和基本历史面貌，对学校的工作、建设和历史研究具有重要参考作用和研究价值。
2．归档材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，材料完整、准确、系统。
3．归档材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，兼顾不同部门的不同特点。
（二）归档的主要内容和重点
1．主要内容包括党群、行政综合类文件材料。
2．重点以本校形成的以纸质文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
（三）不归档的文件材料
1．上级机关普发供参阅、不办理的文件材料；上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件。
2．任免、奖惩非本校人员的文件材料。
3．重份文件。
4．无查考利用价值的事务性、临时性文件。
5．未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
6．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
7．学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。
8．本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。
9．非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
以上不归档材料如有必要，可自行作资料暂存。
四、形成积累
（一）学校各院、部、处、馆、中心等均为档案立卷部门，部门内部之间材料收集、积累分工、协作，归口立卷。
（二）各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷类目。
（三）各立卷部门的专职文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别归卷。
（四）归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。
五、整理组卷
（一）立卷原则
文书处理部门应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当考虑保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
（二）立卷分工
1．中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委、省厅局下达的文、电材料，综合性的针对普通高校的指令性、指导性文件，由党委办、校长办立卷归档；专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
2．以学校党委、行政名义的发文，由党委办、校长办分别立卷归档。
3．学校党委、行政召开的代表大会、办公会等会议形成的材料，由党委办、校长办分别立卷归档；职能部门以学校党委、行政名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。
4．校内各单位向学校党委、行政的请示、报告及相应批复、批转的原件，由报文单位立卷归档。
5．两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。
6．各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，相关材料移交档案馆保存，任何人不得擅自销毁、私自保存或带入其他单位。
7．重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。
（三）立卷程序
1．检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
2．检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。
3．检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。
4．检查案卷文件数量。问题单一、文件数量少者可组薄卷，对同一问题文件数量多的，可组一卷或多卷，每卷一般不超过200页。
（四）立卷分类
1．分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般性文件归入文件的形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；按学年处理的文件归入专门年度。
2．分问题。将文件按其内容所反应的问题、事物分开。
3．分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。
（五）立卷组合
1．基本要求。立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。
2．组合形式。会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其他文件材料可按照其特殊的形式组合。
（六）卷内文件材料的排列
卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。
1．密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件处理单）；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
2．同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。
3．不同事由的归档文件，按不同事由形成时间先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同属性分别集中排列。
4．会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。
5．上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，本级集中排在其后。
6．对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中加以说明。
（七）托裱、拆除金属物、编写页码
1．对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。
2．卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)，页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角（最好用铅笔编写），管理内容的档案也可以以件为单位编页号。
（八）填写归档案文件目录
1．序号。以卷内文件排列先后顺序填写。
2．文号。填写文件制发机关的发文字号。
3．责任者。制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
4．题名。即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号。
5．日期。文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用2位数字；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。
6．页号。卷内文件起止之页的编号。以件为保管单位时，填写每一件归档文件的总页数。
7．备注。用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出，等等。
（九）填写卷内备考表
1．备考表置于卷内文件之后，填写项目包括卷内文件情况说明、整理人、检查人和日期。卷内归档文件需要说明的情况，包括该卷内归档文件的收集齐全、完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。
2．整理人。负责整理该卷归档文件的人员姓名，以明确责任。
3．检查人。负责检查归档文件整理质量的人员姓名，检查人应是立卷部门负责人。
4．日期。归档文件整理完毕的年、月、日。
（十）拟写案卷标题
案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)等。
（十一）用纸规范
各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
六、归档验收
（一）归档时间。每年6月底以前完成上年度文件材料的归档。
（二）立卷部门整理好案卷，通过综合档案管理软件上传电子目录和正文（有声像档案的同步上传），并通过综合档案管理软件打印归档文件目录一式两份，移交目录一式两份，备考表一份，交由档案馆检查合格后，返还立卷人归档案文件目录一份,由立卷人和检查人签字，办理移交，并各执一份移交目录备查。
（三）移交档案时交接双方必须当面交接。档案馆检查文件材料是否完整、齐全；排列、书写是否符合要求；标题是否确切等。凡不符合规范整理要求的，档案馆不予接受，并将指派专人指导改正后再进行移交。
七、党群类文书档案归档范围和保管期限表
党务综合DQ11
序号 类目名称 保管期限
1 上级党组织有关党的建设针对本校的重要文件材料 永 久
2 上级党组织有关党的建设的一般文件材料 30 年
3 本校党代会文件材料
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总 结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音及大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等； 永 久
（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、记 录、小组会议记录等； 永 久
（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证； 列席证及选票式样。 10 年
4 本校党委会、党委扩大会、党务例会、党政联席会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永久
5 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） 永 久
6 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永 久
7 以党委名义召开的工作会议材料 永 久
8 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成 的文件材料 永 久
9 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永 久
10 党委工作简报 永 久
11 党委大事记 永 久
12 党群系统启用、废止印章的文件和印模 永 久
13 党群系统重要统计材料 永 久
14 党委各部、委、各总支部等报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 30 年
15 党委保密、秘书工作的有关文件 30 年
16 重要的群众来信来访及处理材料 30 年
17 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 30 年
18 分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表 30 年
19 分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料 30 年
20 分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 30年
纪检DQ12
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于纪检监察工作针对本校的重要文件 永久
2 上级关于纪检监察工作针对本校的一般文件 30 年
3 纪检监察工作规章制度、管理办法 30 年
4 纪检监察工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永久
5 纪检监察会议记录、纪要 永久
6 党员处分、复查材料及本校违纪案件检查处理材料（警告（不含）以上处分） 永久
7 党员处分、复查材料及本校违纪案件检查处理材料（警告〔含〕以下处分） 30 年
8 群众来信来访及处理意见 10 年
9 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永久
组织DQ13
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于组织工作针对本校的重要文件 永 久
2 上级关于组织工作针对本校的一般文件 30 年
3 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永 久
4 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永 久
5 落实政策的有关材料 永 久
6 校先进党组织、优秀党员、党务工作者材料 30 年
7 校内发文；组织部专题调研、经验交流、党费收支表等材料 30 年
8 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批 复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表） 永 久
9 副处级以上干部名册 永 久
10 总支、支部委员名册、支部改选报告、审批材料 30 年
11 全校党员名册、新发展党员名册、预备党员转正名册、取消资格和党员退党材料及有关材料 永 久
12 党组织关系转入和转出的党员名册及组织关系转移介绍信、存根 30 年
13 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
宣传教育DQ14
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于宣传工作针对本校的重要文件 永久
2 上级关于宣传工作针对本校的一般文件 30 年
3 校内发文；本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 30 年
4 本校教职工政治思想工作状态及调查材料 30 年
5 本校理论学习的决定、通知、计划、总结 30 年
6 反映本校重大活动、事件、人物的新闻报道、通讯等文字材料和统计报表 永久
统战DQ15
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于统战工作针对本校的重要文件 永久
2 上级关于统战工作针对本校的一般文件 30 年
3 校内发文；本校统战工作计划、决定、重要会议记录、报告、通告和总结 30 年
4 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 30 年
5 本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料 永 久
6 港、澳、台和侨务工作材料 30 年
7 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 30 年
8 无党派人士、少数民族、宗教工作、海外统战有关材料 30 年
9 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要
文件材料和声像档案材料 永 久
工会DQ16
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于工会工作针对本校的重要文件 永 久
2 上级关于工会工作针对本校的一般文件 30 年
3 校内发文；工会规章制度、工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 30 年
4 职代会、教代会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）及声像等重要材料、教代会提案办理资料 永久
5 表彰工会先进集体、个人的材料、名单 30 年
6 处分会员的有关材料 30 年
7 工会委员会会议记录、纪要 10 年
8 工会干部名册、统计报表 永 久
9 会员名册 30 年
10 妇女、家属工作材料 30 年
11 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
团委DQ17
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于共青团工作针对本校的重要文件 永久
2 上级关于共青团工作针对本校的一般文件 30 年
3 本校团代会、学代会、研代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件 永久
4 校内发文；团委工作计划、报告、总结及规章制度 30 年
5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 30 年
6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 30 年
7 处分团员的材料及复查材料 永久
8 批准入团、离团材料及名单 永久
9 团员、团干部名单及发展新团员名册 永久
10 团委会议记录 30 年
11 学生会、研究生会、学社联有关材料 30 年
12 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 30 年
13 各分团委的有关材料 30 年
14 团委牵头进行的重大活动的有关材料 30年
15 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 30 年
16 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
督查DQ18
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于督查工作针对本校的重要文件 永久
2 上级关于督查工作针对本校的一般文件 30 年
3 校内发文；督查规章制度、工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 30 年
4 表彰工会先进集体个人的材料、名单 30 年
5 督查工作会议记录、纪要 10 年
6 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
八、行政类文书档案归档范围和保管期限表
行政综合XZ11
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关高校行政管理的重要综合性文件 永 久
2 上级有关高校行政管理的一般综合性文件 30 年
3 全校性的规章制度、管理办法、决定、条例、通告、通知等 永 久
4 学校年度、学期工作计划、报告、总结 永 久
5 校长办公会、党政联席会议记录、纪要 永 久
6 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永 久
7 全校性的工作会议、座谈会文件 30 年
8 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 永久
9 上级领导来校视察、检察工作的讲话、报告、题词 永 久
10 本校向上级的请示、批复及汇报材料 永 久
11 本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷) 30 年
12 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久
13 学年报表及综合统计 永久
14 启用印章的文件及印模 永久
15 本校大事记、历史沿革、机构设置 永 久
16 本校简报、动态、督察通报等 30 年
17 群众来信来访文件材料 30 年
18 涉及学校的法律纠纷及相关案件立案、结案材料 永久
19 院、系、所、中心工作计划、总结、报告 30 年
20 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
人事XZ12
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关人事工作的重要综合性文件 永久
2 上级有关人事工作的一般综合性文件 30 年
3 校内发文；本校人事工作的规章制度 30 年
4 人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录 永久
5 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复校内机构设置、变化的文件材料 永 久
6 人事处权限内的职工聘用、解聘文件及名册 永 久
7 人事考核、职称评审工作文件材料 永 久
8 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 永 久
9 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料（受到警告〔不含〕以上处分的） 永 久
10 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料（受到警告〔含〕以下处分的） 30 年
11 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永 久
12 教师进修计划、总结 30 年
13 教师工作量的规定及执行情况、教师业务考核材料 30 年
14 聘请校外兼职教授名册及有关材料 永久
15 人事统计报表、劳动工资计划和统计报表 永 久
16 教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表 永 久
17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷，要求附审批表) 永久
18 教职工工资调整材料、名册 永久
19 教职工转正定级材料 永久
20 教职工校内调动材料 30 年
21 教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政工资关系介绍信) 永久
22 教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根) 永 久
23 教职工援外和支援边远地区材料 30 年
24 教职工退职、离职、复职、留职停薪和出国的有材料 永久
25 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 永 久
26 教职工退休后重新工作的材料 30 年
27 教职工各类福利、保险、失业、低保工作材料 30 年
28 教职工商调函件 30 年
29 申报博士后流动站的请示、报告与批复，进站、出站人员名单及有关材料 永 久
30 职工教育有关的文件材料 30 年
31 人民来信来访重要材料 30 年
32 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
审计XZ13
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关审计工作针对本校的重要文件 永久
2 上级有关审计工作针对本校的一般文件 30 年
3 校内发文；本校审计工作方面的规章制度、工作计划、总结、调查报告、各类审计项目的审计报告及相关资料 30 年
4 审计工作统计年报及重要报表 永 久
5 领导干部离任审计材料 永 久
6 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
7 财务审计项目应归档的文件材料 30 年（遵照行业内部整理规范执行）
（1）审计委托书、审计立项表、审计通知书、审计报告、审计决定、审计建议书、移送处理书、后续审计报告等
审计文书
（2）承诺书、审计日记、审计证据、审计工作底稿
（3）审计方案、审定审计报告的会议纪要等文件材料
（4）有关审计项目的请示、报告、批复、批示等文件材料
（5）与具体审计项目有关的群众来信、来访记录等举报材料
（6）其他应归入审计档案的文件材料
8 工程审计项目应归档的文件材料 30 年
（1）审计通知书、审计报告等审计文书
（2）工程立项审批表、审计立项表、工程结算书、竣工验收证明、施工现场签证单、施工合同
（3）其他应归入审计档案的文件材料
保卫XZ14
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关安全保卫工作针对本校的重要文件 永 久
2 上级有关安全保卫工作针对本校的一般文件 30 年
3 校内发文；本校保卫工作方面的规章制度、工作计划、总结、报告、调查材料 30 年
4 保卫、消防统计报表 永久
5 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及 上级的批复、判决书 永久
6 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的 批复 永久
7 要害部门的保卫、消防工作、重大事故的调查、处理材料 30 年
8 保卫工作简报 10 年
9 保卫部门的安全检查、调查记录 10 年
10 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永久
后勤基建XZ15
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关后勤基建工作针对本校的重要文件 永 久
2 上级有关后勤基建工作针对本校的一般文件 30 年
3 校内发文；后勤基建管理规章制度、管理办法、工作计划、报告、总结、请示、批复 30 年
4 后勤基建服务工作的各种重要合同、协议书及统计报表 永 久
5 天然气入户有关文件 30 年
6 建筑物修缮工程维修改造的重要报告、批复 永 久
7 爱国卫生工作计划、总结、规定、通知等文件 30 年
8 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 30 年
9 抗击自然灾害、环境保护等有关材料 永 久
10 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 &n, bsp; 永 久
图书、情报XZ16
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关图书、情报工作针对本校的重要文件 永 久
2 上级有关图书、情报工作针对本校的一般文件 30 年
3 校内发文；图书规章制度、工作计划、报告、总结 30 年
4 图书、情报概况、发展规划、馆藏目录、统计及统计年报指南、全宗介绍 永 久
5 图书、情报部门与校外交流的有关材料 30 年
6 工作检查评比、获奖、表彰活动形成的文件材料 30 年
7 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
校友、校史XZ17
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于校友、校史工作针对本校的重要文件 永久
2 上级关于校友、校史工作针对本校的一般文件 30 年
3 校友、校史工作规章制度、管理办法 30 年
4 校友、校史工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永 久
5 校友、校史会议记录、纪要 永久
6 校友名册 永久
7 校庆活动重要材料 永久
8 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
计划财务XZ18
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于计划财务工作针对本校的重要文件 永 久
2 上级关于计划财务工作针对本校的一般文件 30 年
3 计划财务工作规章制度、管理办法 30 年
4 计划财务工作计划、报告、总结、协议、合同调查材料及重要统计 永 久
5 计划财务会议记录、纪要 永 久
6 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要
文件材料和声像档案材料 永 久
7 会计业务档案（遵照行业内部整理规范执行）
产业管理XZ19
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于产业管理工作针对本校的重要文件 永久
2 上级关于产业管理工作针对本校的一般文件 30 年
3 产业管理工作规章制度、管理办法 30 年
4 产业管理工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永 久
5 产业管理会议记录、纪要 永 久
6 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永久
离退休XZ21
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于离退休工作针对本校的重要文件 永久
2 上级关于离退休工作针对本校的一般文件 30 年
3 离退休工作规章制度、管理办法 30 年
4 离退休工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永 久
5 离退休会议记录、纪要 永 久
6 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
拆迁安置XZ22
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于拆迁安置工作针对本校的重要文件 永 久
2 上级关于拆迁安置工作针对本校的一般文件 30 年
3 拆迁安置工作规章制度、管理办法 30 年
4 拆迁安置工作计划、报告、总结、协议、合同调查材料及重要统计 永 久
5 拆迁安置会议记录、纪要 永 久
6 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
改革发展XZ23
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于改革发展工作针对本校的重要文件 永 久
2 上级关于改革发展工作针对本校的一般文件 30 年
3 改革发展工作规章制度、管理办法 30 年
4 改革发展工作计划、报告、批件、批复、总结、协议、合同调查材料及重要统计 永 久
5 改革发展会议记录、纪要 永 久
6 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
档案管理XZ24
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于档案管理工作针对本校的重要文件 永 久
2 上级关于档案管理工作针对本校的一般文件 30 年
3 档案管理工作规章制度、管理办法 30 年
4 档案部门与校外交流的有关材料 永 久
5 档案管理会议记录、纪要 永久
6 档案管理工作计划、报告、总结、调查材料及其他重要材料 永 久
7 馆藏档案鉴定材料，档案销毁清册 永 久
8 本部门召开重要会议、举办重要活动形成的主要文件材料和声像档案材料 永 久
九、文书档案人员工作岗位职责
（一）坚持平时立卷，根据本单位不同种类文件材料形成的特征，划分其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。
（二）负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
（三）归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。
（四）主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间立卷归档并向档案馆移交。
（五）积极参加业务学习，不断提高档案工作业务水平。
（六）做好文件材料的安全和保密工作。
十、附则
（一）本规范自2013年7月1日起实施。《湖南农业大学文书档案归档文件整理暂行办法》（农大办〔2002〕21号）同时废止。
（二）本规范由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。
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