各学院，各有关单位： 

　　为了加强全日制研究生、本、专科生人事档案管理，有效保证学生在校期间档案材料的完整齐全，充分体现人事档案的现实性、真实性、动态性和机密性，根据国家和我省学生人事档案管理的有关规定，结合学校实际情况，现就做好我校新生人事档案管理工作通知如下： 

　　一、各学院明确一名正式党员干部或教师为本院学生人事档案管理员，负责本院新生人事档案的接收管理工作。人事档案管理员应保持相对稳定，若有异动，需在每年新生报到前15天内将异动名单报档案馆、招生就业指导处和研究生工作部。 

　　二、在新生报到注册完毕及少数新生专业调整到位后，各学院要对新生档案进行全面清理，分专业、班次进行统计，填写“湖南农业大学2016级新生（硕士、本科、高中）档案材料清理异常情况登记表”（附件1），并将清理情况和登记表报档案馆。 

　　三、各学院根据毕业生缺失情况，登记《湖南农业大学关于催转新生档案材料的函》（附件2）。由各学院负责，及时通知学生追补缺失的档案或其他零散档案材料。 

　　四、学生工作处、研究生工作部督促各学院对新生档案到校情况（含中途转入我校就读的学生档案）进行及时追踪，并由学院在每年11月31日前将新生档案异常情况以文字形式报档案馆。 

　　五、由档案馆负责，相关职能部门配合，组织人员对各学院新生人事档案的补充、完善情况进行抽查并予以通报。 

　　六、学校学生人事档案采取“各学院和学校档案馆共同负责、不同时期分段管理”的模式进行管理，即各学院人事档案管理员负责收集、整理学生在校期间形成的档案材料，在学生毕业前两个月内，按照学校毕业生档案管理和学生人事档案管理的有关规定，将学生档案材料转入档案馆。 

　　七、今后每年新生人事档案管理工作，按照本通知执行。 

　　    备注：联系电话：84618640 联系人：李玮 

　　附件：1．湖南农业大学XX级新生档案材料清查异常情况登记表 

　　         2．湖南农业大学关于催转新生档案材料的函