湖南农业大学档案工作管理办法

湘农大〔2012〕13号

第一章 总 则

第一条 为进一步加强我校的档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，为学校建设和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《湖南省档案管理条例》等法律法规和我校档案建设实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所称的湖南农业大学档案（以下简称农大档案），是指湖南农业大学从事教学、科研、管理等其他各项活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。

第三条 农大档案工作是学校办学的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，是学校整体发展规划的一部分，必须加强对档案工作的领导和管理。

第四条 农大档案工作由校长领导，由分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，同时接受省档案局、省教育厅和省委组织部的业务指导、监督与检查。

第二章 机构设置与人员配备

第五条 学校成立由各职能部门负责人等组成的农大档案工作委员会，负责对农大档案工作的监督、检查、指导与协调。

第六条 农大档案馆既是农大档案工作的职能管理部门，对校属各单位的档案工作实行监督和指导，又是集中统一永久保存和提供利用农大档案的专门业务机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

第七条 档案馆的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

（六）开展档案的开放和利用工作。

（七）开展农大档案工作人员的业务培训。

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第八条 学校为档案馆配备专职档案工作人员。

专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数根据档案馆的档案数量和工作任务确定。

第九条 农大档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十条 档案馆的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受同类人员待遇。

第十一条 校属各单位必须有1名主要负责人主管本单位的档案工作，并视情况配备1至2名专（兼）职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交归档工作。

第十二条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，学校按照法律法规的有关规定为其提供有效的防护措施，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十三条 学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十四条 学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表和成绩等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

（十二）重大活动类：主要包括以学校名义举办或承办的全省及全国范围的重大活动所形成的各种文件材料。

（十三）干部人事类：主要包括教职员工在思想、工作、学习和生活等活动中形成的文件材料。                                                             

（十四）专业技术职务类：主要包括教职员工从事专业技术工作和评聘专业技术职务活动中形成的文件材料。

以上各门类归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十五条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各单位负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后方可向档案馆移交。

第十六条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

第十七条 归档时间应符合以下要求：

（一）党群类、行政类、出版类、外事类（学籍档案除外）和能按年度归档的文件材料，应在次年6月底前归档。

（二）各教学部门的教学综合管理文件和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。

（三）科研管理类文件材料在次年4月底前归档，研究课题在鉴定验收或结题后2个月内归档，暂不申报或中断、停止的研究课题在课题结束或中断、停止后2个月内归档。

（四）产品生产与科技开发的管理类文件材料在次年4月底前归档，因故中断开发或生产的产品，应在中断开发或生产后2个月内归档。

（五）基本建设管理类文件材料在次年4月底前归档，基建项目在验收后2个月内归档；学校基建部门应从基建总投资中扣留5%的基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后返还。

（六）仪器设备管理类文件材料在次年4月底前归档，其他具有保存价值的材料在开箱验收后2个月内归档。

（七）财会管理类文件材料在次年4月底前归档，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由财务部门保管1年，期满后的次年6月底前归档。

（八）干部人事与专业技术类文件材料在文件材料产生或办结后1个月内归档。

（九）学生类档案材料由各学院在每年暑假前（6月中旬）集中整理并将应届毕业生档案归档。

第十八条 凡由学校与其他外校单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第十九条 学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，实行集中管理，任何个人不得据为已有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐献档案的，学校应予以奖励。

第二十条 档案馆要积极向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。

第二十一条 校属各立卷部门整理好案卷，档案馆派人检查合格后，填写移交目录，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

第二十二条 档案保管期限原则上按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报分管校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十三条 档案馆应当对所存档案和资料的保管情况进行定期检查，消除安全隐患；遇有特殊情况，应当立即向分管校领导报告，并及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十四条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度，按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十五条 档案馆应当按照国家有关规定公布学校档案。未经学校党委、行政授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

学校档案属下列情况之一的，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的。

（二）涉及专利或者技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十六条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十七条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者未公开技术所有者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密的，应当经学校分管保密工作的校领导批准。

第二十八条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊情况需提供原件的，应当经档案馆负责人批准。

加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十九条 档案馆开设专门的阅览室，提供开放档案目录、全宗指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，可按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

第三十一条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十二条 档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报分管校领导审批。

第三十三条 档案馆应当采取举办档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式，积极开展档案宣传工作。

第五章 条件保障

第三十四条 学校将档案工作所需各项经费列入学校年度财务预算。

第三十五条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的库房，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案，应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十六条 学校有计划地设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 档案工作岗位职责

第三十七条 分管档案工作校领导的职责：

（一）贯彻执行党和国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度。

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。

（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第三十八条 各职能部门档案工作分管领导职责：

(一)组织本单位人员学习、宣传、贯彻档案法规，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作。

（二）加强与档案馆的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证本单位归档材料的完整、准确、系统，确保案卷质量符合要求，归档及时。

（三）制订本单位档案工作的管理制度，对本单位的专（兼）职档案员提出具体要求，并帮助他们解决工作中的实际困难。

第三十九条 档案馆馆长岗位职责：

（一）学习和贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规。

（二）按照档案馆的职责范围，主持档案馆的全面工作。

（三）负责拟订学校档案工作计划、规划，进行学期、年度的工作总结，拟订档案工作的各项规章制度、管理办法，并组织实施。

（四）组织实施档案工作的标准化、规范化、现代化管理；监督、指导校属各单位的档案业务工作。

（五）对档案馆人员进行合理分工，随时掌握工作情况，督促他们按计划完成任务。

（六）规范内部管理，严格遵守各项规章制度；定期召开馆务会议，传达上级会议精神，讨论、布置、检查、总结工作。

（七）抓好档案馆人员的思想教育和作风建设，不断提高工作人员的政治素质，提高工作质量和工作效率。

（八）关心档案馆人员的思想、工作和生活，协助有关部门解决他们的实际困难。

（九）组织档案馆人员参加业务学习和学术研究活动，不断提高工作人员的业务素质；

（十）负责档案馆人员的业务指导；组织专（兼）职档案员的业务培训。

（十一）负责归档案卷的质量审查。

（十二）抓好档案鉴定、编研和全宗管理工作，编制科学合理的全宗分类大纲和分类方案。

（十三）负责接待、处理有关单位和群众来信来访及有关档案业务工作的对外联系。调查了解学校档案工作情况，定期向分管校领导和档案工作委员会汇报工作并提出意见和建议。

（十四）完成学校领导交办的其他工作任务。

 第四十条 档案馆工作人员岗位职责：

（一）认真执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，遵守学校和档案馆的一切规章制度。

（二）热爱本职工作，忠于职守，坚持原则，严守机密。

（三）积极参加政治学习、业务学习及学会学术研究活动，刻苦钻研业务，不断提高政治素质、档案工作管理水平和工作能力。

（四）负责归档材料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计、编目与检索、利用、编研、计算机管理。

（五）指导校属各单位、各部门档案材料的收集、积累、分类、立卷、归档工作，并按要求做好档案的接收工作，办好移交手续。

（六）服从工作安排，完成本职工作任务。

（七）完成领导交办的其他工作任务。

第四十一条 校属各单位专、兼职档案员岗位职责：

（一）执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，遵守学校档案工作的规章制度。

（二）认真做好日常归卷工作，根据本单位文件材料形成的特点和归档范围，设置归卷类目，合理分类存放。

（三）负责本单位各类文件材料的收集、积累、保管、整理立卷、归档工作，保证归档文件材料的齐全、完整、准确，案卷质量符合要求。

（四）主动接受档案馆的业务指导和监督检查，将应归档的案卷按要求向档案馆移交归档。

（五）努力钻研业务，积极参加档案馆组织的业务学习和有关活动，不断提高档案工作管理水平。

（六）完成档案馆布置的其他相关档案工作任务。

第七章 奖励与处罚

第四十二条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著贡献的。

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著贡献的。

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给农大档案馆的。

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十三条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，移送司法机关处理。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。

（三）涂改、伪造档案的。

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

第四十四条 本办法自2012年5月22日起实施。《湖南农业大学档案工作管理暂行规定》（湘农大〔2006〕31号）同时废止。

第四十五条 本办法由农大档案馆负责解释。