位置导航：首页 > 档案法规

根据《中华人民共和国档案法》、国务院《科学技术档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章以及《湖南农业大学档案工作管理办法》（湘农大〔2012〕13号），为提高仪器设备类档案（以下简称设备档案）工作的管理水平，并为考核仪器设备档案工作提供依据，结合我校实际，特制定本规范。

一、总则

（一）凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属设备档案。

（二）设备档案的管理，坚持以学校资产仪器设备管理部门为立卷单位，集中统一归口由档案馆管理的原则，以便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全。

（三）设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，其是学校资产管理部门的职责之一。

（四）要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校的建设发展服务。

二、归档范围

（一）确定的原则

1.归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并系统、成套。

4.作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备的文件材料，均须归档。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等6个方面，具体范围见《仪器设备类档案范围和保管期限表》。

2.归档的重点是仪器设备项目（特别是价值10万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

3.本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备档案要求处理。

（三）不归档的文件材料

1.上级普发（非专指高校）、不办的文件。

2.未定稿的管理性文件材料。

3.未生效的合同、协议书。

4.重份文件及校内各单位发来的文件。

5.无查考价值的一般性函件。

6.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

三、立卷与归档流程

（一）形成积累

1.资产处是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

2.从申购设备到验收完毕（进口设备至索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归设备管理部门负责收集、积累，过程结束后按规定和要求立卷后移交档案馆。

3.设备使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，并将相关材料移交设备管理部门。

4.重大设备的开箱验收，档案馆须派员参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。

5.负责仪器设备人员，应做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并按规定和要求向档案馆移交案卷。

6.档案馆应随时了解、督促、检查、指导设备档案员做好设备文件材料的积累工作。

7.学校各级资产设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。

8.设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌情添加副本。

（二）整理组卷

1.设备文件材料以学校资产处为部门立卷单位。设备验收完成和进口设备索赔期满后，承担设备计划、采购供应工作任务的专（兼）职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

2．根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

3.将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

4.设备文件材料中的非纸质载体文件材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明档号（参见号）。

5.卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的顺序排列。

6.拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补，引进设备中带有专用文件夹的，可以保持原状。

7.设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

8.全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的下角，对未装订卷在每件文件上加盖有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。

9.认真填写卷内目录和备考表。每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案馆专职人员随时在备考表上注明。

10.拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题，控制在100个字符以内。

11.确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。

12.设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。

（三）归档验收

1.仪器设备的档案员负责填写移交目录，内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间；移交目录一式两份；将移交目录连同案卷送立卷单位负责人审查后，再向档案馆移交，归档时双方签字，各持一份备查。

2.仪器设备管理类文件材料在次年4月底前归档，其他具有保存价值的材料在开箱验收后2个月内归档。

四、设备档案归档范围和保管期限表

 

 

五、设备档案工作人员岗位职责

（一）做好设备档案文件材料的形成和积累工作，并做到定期收集。

（二）做好设备随机文件材料的清点、组卷工作并及时向档案馆归档。

（三）对设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件，按规定整理后移交至档案馆。

（四）积极参加档案业务学习，不断提高业务水平。

（五）文件材料的安全和保密工作。

六、附则

（一）本规范自2013年7月1日起实施。过去关于设备档案工作规范与本规范不一致的，同时废止。

（二）本规范由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。